Nonprofit Sector

COVID-19: Lo que las organizaciones sin fines de lucro deberían hacer ahora mismo

March 13, 2020

Lo que las organizaciones sin fines de lucro deberían hacer ahora mismo
 
Evalúe su situación:

Aunque todavía es incipiente en los EE.UU., COVID-19 ya parece un viaje largo y sinuoso con un gran impacto en el sector sin fines de lucro. Los efectos de esta pandemia son diferentes a los que las organizaciones sin fines de lucro han enfrentado en el pasado. Los desastres naturales están limitados por la geografía y las recesiones están contenidas por el mercado, pero una pandemia atraviesa todos los sectores. En este caso, la pérdida de ingresos no está determinada por la fuente de financiación, sino por la gente que se agrupa para recibir los servicios provistos por organizaciones sin fines de lucro. Las organizaciones llamadas a servir a quienes no tienen para alimentarse, a quienes necesitan refugio o a buscan atención médica, se enfrentan a retos excepcionales. Tienen que gestionar el aumento en la demanda de sus servicios en medio de capacidad limitada, preocupación por la salud y seguridad del personal y los clientes, y disponibilidad de trabajadores que no tienen el privilegio de trabajar a distancia o que no pueden trabajar y cuidar al mismo tiempo a los niños que se quedan en casa debido al cierre de escuelas y guarderías.  

Aunque NFF tiene una experiencia considerable en el manejo de crisis, no podemos anticipar completamente lo que está por venir. Por lo tanto, nos preguntamos: "¿Cuál sería el primer paso útil para un gran número de organizaciones sin fines de lucro?" y "¿Qué podría hacer cada organización sin fines de lucro en unas pocas horas?"
  
Llegamos a lo siguiente:  

  • Comprenda su situación 
  • Determine y evalúe sus opciones
  • Comuníquese y reflexione 

Esperamos que este sea un primer paso útil. También queremos saber qué es lo que funciona para usted, cuáles son sus desafíos, y cómo podemos ayudarlos. Por favor, comparta sus comentarios aquí.

Comprenda su situación: Flujo de efectivo
 
¿Prepararías un viaje en automóvil sin comprobar cuánta gasolina hay en el tanque? Por supuesto que no. Al igual que cuando emprendemos un viaje y hacemos (), las organizaciones son más capaces de tomar decisiones cuando cuentan con  información clara y precisa, especialmente en tiempos de cambio o crisis. Si no has hecho una proyección de flujo de caja recientemente, ahora es el momento. Una proyección precisa permite a la gerencia y a la junta directiva ver si la organización se enfrentará (y cuándo lo hará) a una escasez de efectivo, y tener conversaciones más productivas respecto de qué hacer.    

A diferencia de un presupuesto, que considera los ingresos y gastos a lo largo de un período, típicamente un año, una proyección de flujo de efectivo traza un mapa de los ingresos y gastos en incrementos más pequeños a medida que se reciben y utilizan, , típicamente en meses. Una buena proyección incluye el efectivo disponible a principios de mes, así como también los ingresos esperados y los gastos proyectados. Recuerde que debe tener en cuenta el momento correcto de la liberación de cualquier ingreso asociado a fondos filantrópicos o subvenciones de uso restringido.  

Si se espera una escasez de efectivo, existen opciones para considerar. En cuanto a los ingresos, ¿tienes posibilidad de acelerar el cobro de las cuentas por cobrar? ¿Existe la posibilidad de hablar con los financiadores para convertir los dólares restringidos en fondos no restringidos para operaciones generales? Si has cancelado un evento ¿Están dispuestos quienes iban a participar del evento a convertir el pago de su entrada en una donación? En cuanto a los gastos, ¿cuál es el impacto de los gastos que no son críticos para la misión? ¿Son necesarios?  

Una vez que se agoten las consultas relacionadas a ingresos y gastos, las organizaciones comprenderán mejor si necesitan subsidios y financiamiento. ¿Tienen acceso a ahorros (reservas) y fuentes de capital de trabajo como una línea de crédito? Si se adoptan estas medidas, aconsejamos consultar con la junta directiva o al comité de finanzas de modo tal de garantizar que el uso esté alineado con los servicios críticos para la misión, que haya un plan claro de reembolso y que esté alineado con su plan de operaciones en curso (¡vea la siguiente sección!)  
 

HERRAMIENTA DE FLUJO DE EFECTIVO DE NFF

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Determine y evalúe sus opciones 

Una vez que comprenda el flujo de efectivo actual de su organización, es útil crear diferentes escenarios y evaluar lo que debe suceder para mantener el nivel de servicios o tomar otras medidas. 

La construcción de escenarios realistas ("qué pasaría si…") ayuda a la gerencia y a quienes lideran la organización responder ante situaciones impredecibles. Por ejemplo, si una organización que presta servicios de ayuda en situaciones de crisis recibe fondos de alivio, la planificación de escenarios ayudaría a la gerencia saber cuándo y cuántos empleados debe contratar en función del número previsto de clientes y a calcular el costo asociado a la prestación de servicios a esos clientes. Idealmente, esto permitiría a la organización abogar por la cobertura total de los costos de la prestación de los servicios adicionales. Las organizaciones que se vean afectadas por la pérdida de ingresos o por la dificultad de los empleados para trabajar tendrán que anticipar cómo afectarán estas interrupciones a los programas y al personal, y estar preparadas con una respuesta. Es más, la creación de escenarios permite aislar el ¨ruido¨ del caos que los tiempos inciertos pueden causar y da a las organizaciones la oportunidad de reflexionar sobre las grandes decisiones que se deben tomar rápidamente y bajo presión. 

Los escenarios son dinámicos, por lo que la herramienta adjunta invita a las organizaciones a considerar tres escenarios. Típicamente, a las organizaciones les gusta hablar de escenarios "base", "bueno" y "malo", pero los alentamos a poner más detalles como, por ejemplo, "qué pasaría si nuestra temporada se acorta y sólo recibimos el 50% de los ingresos", o "qué pasaría si recibimos un contrato nuevo para servir a 300 clientes adicionales, y debemos incrementar nuestro personal a 6 nuevos funcionarios,  4 nuevos coordinadores de programa, 1 asociado de programa y 1 director de programa.' Los supuestos permiten a la gerencia y al equipo de liderazgo informar la narrativa programática y financiera en lugar de confiar en "instintos".  
 

PLANTILLA DE ESCENARIO NFF 

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Comunicarse y reflexionar 

Comunicarse con la junta directiva, el personal, los constituyentes y los financiadores respecto de la situación actual y de lo que se necesita para poder responder ante una crisis es clave para que todos puedan hacer su parte. Sin embargo, hablar de dinero y de escenarios puede ser abrumador. Hemos creado una guía para que las organizaciones sin fines de lucro puedan hablar con el personal, su junta directiva y los financiadores sobre su situación financiera. Consideramos que estas conversaciones son útiles en cualquier momento, pero especialmente en tiempos de crisis y cambio. Confíe en nosotros, una vez que empiece a hablar, ¡se hace más fácil! Y no dejes de hablar una vez que la crisis finalice. Desafortunadamente, responder a las crisis, los desastres y la incertidumbre se está convirtiendo en algo habitual. Cuanto más cómodos nos sintamos al narrar nuestra situación, nuestras opciones y lo que necesitamos, más podremos trabajar con nuestro personal, la junta directiva y los financiadores para encontrar un camino a seguir.  

Una relación especial: los prestamistas 

La planificación de escenarios es especialmente útil para abordar la forma en que nuestras organizaciones harán frente al servicio de la deuda. Como prestamista de organizaciones sin fines de lucro, NFF conoce la relación especial que se construye entre el prestatario y el prestamista de confianza. Los buenos prestamistas creen en la misión de sus prestatarios y quieren que éstos tengan éxito. Compartir su plan financiero, oportunidades y desafíos no sólo creará confianza en que usted, como prestamista, está manejando la situación, sino que también abrirá una plataforma de conversación para la resolución de problemas. Si COVID-19 está generando dificultades para efectuar pagos de deuda o le está ocasionando un déficit operativo inesperado, sea proactivo y comuníquese con sus prestamistas. Los prestamistas aprecian que se les avise con anticipación y, en muchas ocasiones, hasta pueden proporcionar algún alivio financiero temporal.  Es más fácil para ellos reaccionar y cooperar si tienen algún tiempo para considerar la situación e informar a otros. 

Prepárese para describir cómo podría repercutir COVID-19 en sus operaciones comerciales (por ejemplo, en la prestación de servicios, los clientes, el personal, la comunidad, etc.) y en el flujo de efectivo. También hable de las medidas que su organización puede aplicar para hacer frente a los problemas de funcionamiento, lo que tendría que ocurrir para que usted reanude los pagos, cuándo espera reanudar los pagos sea, y si necesita cambiar las condiciones del préstamo. Asegúrese de mantener a su junta directiva informada ya que pueden ayudar a comunicarse con los prestamistas y su participación demostrará su compromiso de trabajar con el personal y apoyarlo mientras maneja la situación. En algunos casos, pueden ayudar a recaudar recursos adicionales para que puedas superar los tiempos difíciles.

GUÍA DE NFF PARA NARRAR SU SITUACIÓN FINANCIERA      

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